Damit Excel kein Trauerspiel wird

Excel ist ein tolles Programm. Und damit meine ich nicht nur Microsoft Excel, sondern natürlich auch die Alternativen von OpenOffice, Google und co. Tabellenprogramme ermöglichen die Organisation und Strukturierung großer Datenmengen und gleichzeitig grenzenlose Darstellungsmöglichkeiten. Und um diese Art der Organisation soll es heute gehen.

Ich muss an dieser Stelle ehrlich sein, ich bin ein Datenfreak. Selbst privat strukturiere ich seit Jahren Daten in Excel, sei es für ein Pen & Paper, für private Recherche zu verschiedenen Themen oder eben zur erwähnten Selbstorganisation. Ich kann nicht ganz erklären, warum Statistiken und gut gefüllte Listen für mich so interessant sind, aber das ist auch nicht nötig. Wichtig ist, zu verstehen, warum Excel für einen selbst einen Mehrwert haben kann.

Der Anlageprozess

Im ersten Schritt gilt die Funktion zu bestimmen: Was möchte ich mit dem neuen Arbeitsblatt erreichen? Möchte ich die Struktur oder den Zeitplan eines neuen Projekts erfassen? Möchte ich eine Statistik über einen erhobenen Datensatz automatisch erstellen? Möchte ich ein Blatt haben, das für mich aus ausfüllbaren Feldern ein Ergebnis erstellt?

Ich teile die wichtigen Aspekte in folgende Teile auf: Anwendungsfreundlichkeit, Automatisierung, Adaptivität, Ästhetik.

Anwendungsfreundlichkeit: Das Arbeitsblatt muss anwendungsfreundlich sein. Das klingt bei langen Tabellen vielleicht schwierig, kann aber durch die korrekte Sturktur vereinfacht werden. Habe ich z.B. eine länger werdende Tabelle (Redaktionsplan, Projektplan, Datensatz, etc.), dann benötige ich eine sortierbare Spalte (Artikelnummer, Datum, etc.), die Excel objektiv interpretieren kann, um auch neue Daten mit zwei Klicks direkt in Struktur zu bringen. Habe ich eine automatische Berechnung, muss ich die jeweiligen Felder, die gefüllt werden sollen, mit einer eigenen Markierung versehen. Gebe ich das Dokument weiter, kann ich einzelne Zellen, die die Berechnung durchführen, einfach sperren.

Automatisierung: Das Arbeitsblatt muss automatisch funktionieren. Wenn immer wieder kleine Rechnungen selbst vorgenommen werden müssen, verlängert das den Prozess ungemein. Kann ich den selben Wert für mehrere Zwecke nutzen, z.B. in einer Rechnungstabelle, dann versuche ich, den Vorgang des Füllens so kompakt wie möglich zu gestalten. Heißt: Ich versuche, das maximale Ergebnis bei minimaler Anzahl Eingabefelder zu erzeugen. Das benötigt das ein oder andere Umdenken, ist jedoch wertvoll für die Langfristigkeit des Dokuments. Wichtig auch: Wird das Dokument schlussendlich in ein anderers System geleitet? Wenn ja, dann muss die Gestaltung natürlich im Rahmen der Möglichkeiten erfolgen und die Zeilen- und Spalteneinteilung eindeutig sein.

Adaptivität: Habe ich ein Arbeitsblatt, das eine unbestimmte Datenmenge erfassen muss, dann muss man es adaptiv ergänzen können. Formatierungen und bedingte Formatierung kann möglichst auf ganze Zeilen oder Spalten angewendet werden. Neue Seiten eignen sich nur bei limitierten Datenmengen, da sonst die Anwendung beim Hin- und Herspringen wieder erschwert wird. Relevant ist also, das Dokument von Beginn an in Hinsicht auf Langlebigkeit zu gestalten.

Ästhetik: Ja, auch die Darstellung muss stimmen, selbst für einen selbst. Denn auch wenn man sich vielleicht davon lossagt, so kann das Anpassen der Spalten- und Zeilengrößen, die farbliche Gestaltung der Tabellen-Header und die Wahl der bedingten Formatierung einen enormen Effekt auf die Übersicht des Dokuments haben. Natürlich sollte man es nicht übertreiben, doch selbst eine dezente Anwendung von farblichen Highlights und dickeren Rändern kann riesige Datenmengen und Blätter leichter greifbar machen.

Gedankenfutter

Einmal zum mitnehmen noch etwas „food for thought“ – Oft wird bei längeren Prozessen direkt mit der Datenfüllung begonnen, was bei nur kurz relevanten Tabellen auch wichtig ist. Werden Arbeitsblätter aber für langfristige Prozesse oder für die eigene Kreativität genutzt, so kann das Planen des Blattes reife Früchte tragen.

Produktivität folgt auch aus guter Organisation. Also nutzen Sie das beste Organisationsprogramm, period, auch dafür, sich selbst und die eigene Arbeit zu strukturieren und den eigenen Schaffensprozess sauber zu gestalten.